En DocOcean, la privacidad y confidencialidad documental son principios fundamentales de la plataforma.
La presente Política de Privacidad describe cómo DocOcean recopila, utiliza, almacena, protege y procesa la información relacionada con sus usuarios, documentos y servicios asociados.
Al utilizar DocOcean, el usuario acepta las prácticas descritas en esta política.
1. Responsable de la plataforma
La plataforma es operada por:
DocOcean SpA (Actualmente en proceso de formalización)
Correo de contacto:
2. Qué es DocOcean
DocOcean es una plataforma orientada al análisis privado de documentos mediante tecnologías de inteligencia artificial y procesamiento contextual de información.
La plataforma permite cargar, organizar, consultar y analizar documentos mediante herramientas de IA, manteniendo un enfoque centrado en privacidad, seguridad y control por parte del usuario.
3. Información que recopilamos
DocOcean recopila únicamente la información necesaria para operar correctamente la plataforma y entregar sus funcionalidades.
3.1 Información de cuenta
Podemos recopilar:
- nombre,
- correo electrónico,
- contraseña cifrada,
- teléfono,
- empresa u organización,
- información relacionada con pagos o suscripciones.
3.2 Información de uso
Podemos almacenar:
- documentos y archivos cargados,
- chats y consultas realizadas,
- proyectos y bibliotecas,
- configuraciones de usuario,
- registros técnicos de actividad,
- direcciones IP,
- información de autenticación y seguridad.
3.3 Newsletter
Si el usuario se suscribe voluntariamente al newsletter de DocOcean, podremos utilizar su correo electrónico para enviar:
- novedades,
- actualizaciones,
- anuncios,
- mejoras,
- contenido informativo,
- y comunicaciones comerciales relacionadas con la plataforma.
El usuario podrá cancelar su suscripción en cualquier momento.
4. Finalidad del tratamiento de datos
La información recopilada es utilizada exclusivamente para:
- operar la plataforma,
- autenticar usuarios,
- almacenar documentos,
- procesar consultas mediante IA,
- generar respuestas contextuales,
- mantener la seguridad del servicio,
- prevenir abusos,
- brindar soporte técnico,
- administrar suscripciones,
- mejorar estabilidad y funcionamiento,
- y cumplir obligaciones legales aplicables.
DocOcean no vende datos personales ni documentos privados de usuarios.
5. Privacidad documental
La privacidad documental constituye uno de los principios centrales de DocOcean.
5.1 Documentos privados
Por defecto, todos los documentos cargados por los usuarios son privados. Únicamente podrán acceder a dichos documentos:
- el propietario de la cuenta,
- usuarios autorizados explícitamente,
- o personal autorizado en situaciones excepcionales relacionadas con soporte técnico, seguridad o cumplimiento legal.
5.2 Banco Público
DocOcean puede mantener un “Banco Público” compuesto por:
- leyes,
- normas,
- documentos históricos,
- libros de dominio público,
- contenido público,
- y archivos que los usuarios decidan publicar voluntariamente como públicos.
Los contenidos incorporados al Banco Público podrán ser visibles y accesibles para otros usuarios de la plataforma.
6. Uso de inteligencia artificial
Los documentos y consultas pueden ser procesados mediante servicios externos de inteligencia artificial con el único propósito de entregar funcionalidades solicitadas por el usuario.
DocOcean no utiliza documentos privados de usuarios para entrenar modelos de inteligencia artificial propios.
Las respuestas generadas por IA son automáticas y pueden contener errores, imprecisiones u omisiones.
7. Proveedores tecnológicos externos
Para operar la plataforma, DocOcean puede utilizar servicios tecnológicos externos e infraestructura de terceros. Entre ellos podrán incluirse:
En determinados planes empresariales o personalizados, los usuarios podrán configurar directamente sus propios proveedores y credenciales.
8. Moderación, seguridad y cumplimiento legal
DocOcean podrá implementar sistemas automatizados de moderación y revisión técnica destinados a prevenir actividades ilegales, proteger la infraestructura, detectar abusos, mantener seguridad operacional y cumplir obligaciones legales.
Estos mecanismos podrán incluir análisis automatizados, validaciones técnicas y detección de patrones relacionados con contenido prohibido o actividades ilícitas.
En situaciones excepcionales relacionadas con soporte técnico, seguridad, investigación de abusos o cumplimiento legal, personal autorizado podrá acceder únicamente a la información estrictamente necesaria para resolver el incidente correspondiente.
Si DocOcean detecta actividades potencialmente ilegales o graves, podrá suspender cuentas, congelar accesos, eliminar contenido, bloquear funcionalidades y colaborar con autoridades competentes conforme a la legislación aplicable.
9. Conservación de datos
Los documentos y datos asociados podrán mantenerse almacenados hasta por un máximo de 2 años desde la última interacción registrada del usuario con dicho contenido, incluyendo: lectura, acceso, modificación, consulta o uso dentro de la plataforma.
Las cuentas inactivas o suspendidas por falta de pago podrán mantener limitaciones funcionales y ciertos contenidos podrán eliminarse después de un período de hasta 6 meses desde la expiración del servicio.
Posteriormente, la información podrá eliminarse, anonimizarse o archivarse conforme a criterios técnicos, legales y operacionales.
10. Eliminación de cuenta y datos
Los usuarios podrán eliminar documentos, eliminar chats, borrar proyectos, eliminar bibliotecas o solicitar cierre permanente de cuenta.
Una vez procesada la solicitud, DocOcean eliminará o anonimizará la información correspondiente, salvo aquella que deba conservarse por obligaciones legales, técnicas o de seguridad.
11. Cookies y seguimiento
DocOcean actualmente no utiliza cookies publicitarias, sistemas de rastreo comercial ni herramientas de seguimiento orientadas a publicidad de terceros.
La plataforma podrá utilizar únicamente mecanismos técnicos esenciales para: autenticación, funcionamiento, estabilidad y seguridad del servicio.
12. Seguridad de la información
DocOcean adopta medidas razonables de seguridad técnicas y organizacionales para proteger la información almacenada, incluyendo:
- autenticación,
- controles de acceso,
- respaldo de información,
- protección de infraestructura,
- y monitoreo operacional.
Sin perjuicio de lo anterior, ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta frente a ataques, accesos no autorizados, fallas técnicas, pérdida de información o eventos fuera de control razonable.
13. Derechos del usuario
De acuerdo con la legislación chilena aplicable, los usuarios podrán ejercer derechos relacionados con sus datos personales, incluyendo: acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición y cancelación de información.
Las solicitudes pueden realizarse a través de:
14. Edad mínima
DocOcean está dirigido exclusivamente a personas mayores de 18 años. Los menores de edad no deben utilizar la plataforma sin autorización y supervisión legal correspondiente.
15. Modificaciones de esta política
DocOcean podrá actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios legales, técnicos, operacionales o funcionales.
Las modificaciones relevantes serán publicadas oportunamente dentro de la plataforma o en el sitio web oficial.
16. Legislación aplicable
La presente Política de Privacidad se rige conforme a las leyes de la República de Chile, especialmente aquellas relacionadas con protección de datos personales y privacidad digital.
17. Contacto
Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos o ejercicio de derechos: